必要経費の計算
会社における必要経費の計算は、「経費精算」という形で行います。 経費精算は通常経理が行いますが、経費にはどのような項目があるかということを自営業者の方が把握し、経費で落ちるかどうかの判断が自分でできると、迅速に精算処理が進みます。そのためにも、必要経費の種類について理解を深めておきましょう。
〔主な必要経費〕必要経費として該当する主な経費について以下を参照にして下さい。
項目 |
内容 |
売上原価 |
販売した商品の原価計算 |
減価償却費 |
建物・機械装置・車両など長期間にわたって使用される固定資産の取得（設備投資）に要した支出を、その資産が使用できる期間にわたって費用配分する手続きです。 |
従業員給与 |
給与、福利厚生にかかる費用 |
販売費 |
接待交際費、広告宣伝費、旅費交通費、など |
一般管理費 |
地代家賃、水道光熱費、通信費、損害保険量、事業税、固定資産税など |
金融費用 |
支払利息、支払割引料など |
必要経費となる主な費用は、旅費交通費、交際費、通信費等です。 旅費交通費は業務で使ったタクシー代や高速料金、出張時に使用した交通機関の料金やホテル代が該当します。 交際費は得意先を接待したりお中元を贈った代金の精算に使用する科目、そして通信費は各部署の電話料金や切手代、業務に関する用件で使用した携帯料金などが挙げられます。 これらの費用を利用した従業員は所定の申請書類を作成し、領収書を添えて直属の上司等、経費の承認者へと回します。 承認された申請書類は経理に送られ、精算処理が行われます。 経理では申請書類と領収書を照会し、支払日や計上科目、税区分、負担部門に関するチェックを行います。 そして不備があれば差戻し等により修正を行い、その後に支払いが行われます。 支払いが行われた経費は科目ごと、負担部門別等にデータを集計して管理します。 申請者が行うのは、申請書類を作成し承認者へ渡すだけです。 ただし、経理や承認者に余計な手間を与えないためにも、あらかじめ必要経費に含まれる項目の中で自身が申請する可能性のあるものは最低限頭に入れておきましょう。
〔経費精算管理〕経費精算を行う経理部署では、パソコンで経費の管理を行うのが一般的です。 独自開発のプログラムを使用する企業もありますが、市販の会計ソフトを使用する企業も多いようです。 ワークフローにはじまり、Web台帳やコストマネージャー、あるいは各種データの出力等の機能を備えた専門のソフトはさまざまなソフト会社から提供されており、これを利用すればスムーズに必要経費の算出と管理を行うことができます。 近年の会計ソフトは単にデータをまとめるだけでなく、記入のミスや漏れなどのチェックまでするものも多い上にデータ管理も容易なため、需要は年々伸びているようです。
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